TOPLANTI İLKELERİ

 TOPLANTI İLKELERİ

Veysi ERKEN Dr.

 1-Gündemin önceden tespit edilmesi.

2-Toplantıya katılması gereken herkesin önemli bir mazeret olmadıkça toplantıya katılmaları.

3-Toplantıya zamanında gelinmesi.

4-Gündemin gözden geçirilmesi ve gündem maddeleri üzerinde anlaşma.

5-Gündeme bağlı olarak görüşmelerin sürdürülmesi.

 6-Toplantı zamanına bağlı kalınması.

 7-Toplantıya katılanların aralarında konuşmamaları ve toplantının akışına direkt müdahale etmemeleri.

 8- Toplantıda konuşmaların arada kesilmemesi, toplantı sırasında telefonla görüşülmemesi vs. kurallara riayet edilmesi.

 9-Toplantıya katılanların birbirine karşı saygılı olmaları ve doğru davranışlarda bulunmaya özen göstermeleri.

10-Toplantıda alınan kararların ve ulaşılan sonuçların değerlendirilmesi ve rapor edilmesi.

Toplantılar Neden Başarısızlıkla Sonuçlanır

1-Amaçsız ve hedefsiz toplantı. Bir başka ifade ile toplantı yapmış olmak için toplanmak.

2-Yanlış nedenlerle toplantı yapmak

3-Gündemsiz toplantının yapılmış olması veya gündemin geç bildirilmesi

4-Yanlış kişilerle toplantı yapılmıştır. Mesela başkanlık divanı uhdesindeki konuların görüşülmesine başka üyelerin çağırılması gibi.

5-Toplantıda denetim yoktur. Oturum başkanı konudan konuya atlanılmasına veya gündemden sapılmasına göz yummaktadır.

6-Toplantı ortamı zayıftır. Çevre katılımcılara cazip gelmemektedir. Araç gereç eksiktir.

7-Zamanlama yanlıştır. Toplantının zamanlaması gün/hafta/yıl olarak düşünüldüğünde zamanlamanın önemi anlaşılır. Herkesin tatilde veya harmanda olduğu günde toplantı yapmak zamanlamanın yanlışlığına bir misaldir.